martes, 7 de septiembre de 2010

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

1. Acceso a idocumentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

2. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

3. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

4. Agrupaciones documentales :Es el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.

5. AGN: El archivo general de la nación es el órgano desconcentrado de la secretaria de gobiernacion , rector de la archivística nacional que debe custiodar,ordenar,describir y conservar los documentos que conforman su acervo con el fin de facilitar y promover la consulta y arovechamiento publico.

6. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

7. Archivalia: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos.

8. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

9. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

10. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

11. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

12. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

13. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos que recibe en custodia.

14. Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.

15. Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en custodia.

16. Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en custodia.

17. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

18. Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

19. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

20. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

21. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

22. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

23. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

24. Archivologia: Ciencia que trata del régimen de los archivos. Auxiliar o funcional de la Administración, que se refiere a la creación, historia, organización u funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurídicos

25. . Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

26. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

27. Biblioteca: Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

28. Bula: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos y religiosos en cuyo caso si esta autenticada con el sello papel recibe el nombre de bula papal.

29. Camara rotativa: Se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

30. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

31. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

32. Centro de documentación: es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosión documental, principalmente de contenido científico-técnico. Presenta similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus funciones, en especial el análisis documental de contenido, para lograr una mejor recuperación de la información, utilizando las nuevas tecnologías de la información.

33. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

34. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

35. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

36. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

37. Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.

38. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

39. Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos.

40. Comités del sistema nacional de archivos: Comités técnicos y sectoriales, creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

41. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

42. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

43. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

44. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

45. Copia: Reproducción exacta de un documento.

46. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

47. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

48. Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.

49. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

50. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

51. Data crédito: Es una herramienta que le facilita el acceso al crédito.

52. Dato: es una representación simbólica numérica, alfabética, algorítmica etc. un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico sentido en sí mismo, pero si recibe un tratamiento procesamiento apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.



53. Decreto 4124 de 2004: el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así:

• En el nivel Nacional
Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.
Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

• En el nivel Departamental
Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

• En el nivel Distrital
Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.
Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

• En el nivel Municipal
Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.
Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

Órganos Ejecutores: Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.

En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.

Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en la actualidad se cuenta con los siguientes comités:

COMITÉS POR SECTORES
• Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior.
• Comité de Archivos Orales.
• Comité de Archivos de Curadurías.
• Comité de Archivos de Historias Clínicas.

COMITÉS POR FUNCIONES
• Comité de Clasificación y Descripción.
• Comité de Gestión Documental.
• Comité de Conservación.
• Comité de Reprografía.

Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel nacional, regional y local.

54. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

55. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

56. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

57. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

58. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

59. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

60. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado

61. .Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

62. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

63. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

64. Dolo:Es el conocimiento y voluntad de realizar un delito o una conducta punible. Está integrado entonces por dos elementos: un elemento cognitivo: conocimiento de realizar un delito, y un elemento volitivo: voluntad de realizar el mismo

65. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

66. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

67. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

68. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

69. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

70. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

71. Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

72. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

73. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

74. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

75. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

76. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención

77. . Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

78. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

79. Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama “legajo”.

80. Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”

81. . Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

82. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

83. Facsímil: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

84. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

85. Firma digital: Hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión de documentos electrónicos, a un método criptográficoo que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.

86. Foliar: Acción de numerar hojas.

87. Foliación: La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

88. Folio: Hoja.

89. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

90. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

91. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente

92. .Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

93. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

94. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

95. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”.

96. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

97. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

98. Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

99. Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

100. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

101. Índice cronológico: Listado consecutivo de fechas.

102. Índice onomástico: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

103. Índice temático: Listado de temas o descriptores.

104. Índice toponímico: Listado de nombres de sitios o lugares.

105. Información: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones.

106. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental

107. ISAD: NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA.Constituye una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brindando especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional.

108. ISSAR: NORMA INTERNACIONAL SOBRE LOS REGISTROS DE AUTORIDAD DE ARCHIVOS RELATIVOS A INSTITUCIONES , PERSONAS Y FAMILIAS. Esta norma sirve para elaborar registros de autoridad de archivo que proporcionan descripciones de entidades asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

109. .Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

110. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

111. Manuscrito: Documento elaborado a mano

112. Marbete: Es la etiqueta que se le pegan a los documentos para separarlos

113. . Marca de agua (Filigrana): Señal transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

114. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

115. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

116. Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

117. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

118. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

119. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

120. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

121. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

122. Pieza documental: Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento.

123. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

124. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

125. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

126. Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

127. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley

128. . Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

129. . Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

130. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros

131. . Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

132. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

133. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

134. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

135. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

136. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.

137. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones .

138. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

139. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital

140. . Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos

141. Soporte documental: Son los medios con los cuales se contiene la información según los materiales empleados.

142. . Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

143. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

144. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

145. Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

146. Tiempo de vigencia: Es aquel durante el cual el documento de archivo obliga , testimonia e informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en un tipo documental. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras esté vigente.
147. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

148. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

149. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

150. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

151. U Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución

152. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

153. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente

154. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

155. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

156. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

157. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

158. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

159. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

160. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

161. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

162. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

163. Valor secundario: cualidad atribuida a aquellos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo

164. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

165. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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